A administração de condomínio é uma atividade muito complexa. Há uma série de fatores que precisam ser observados rotineiramente pelo síndico para que nada saia dos eixos. As atribuições e competências para esse profissional são inúmeras e, devido a isso, é que o síndico precisa ficar atento para reinventar e renovar sua forma de agir todos os dias.

Prestação de contas, redução de custos, segurança, resolução de conflitos, comunicação com outros condomínios entre tantos outros pontos. As funções são muitas e, não raro, são acompanhadas de alguns desafios.

Porém, não é preciso que o síndico se desespere ante tais dificuldades. Na realidade, é possível trazer organização, promover harmonia e fazer com que todo o condomínio siga um fluxo constante de forma equilibrada e com alto padrão de eficiência.

Disposição para adquirir conhecimento e contar com o apoio de pessoas competentes pode deixar tudo mais fácil para o síndico. Entenda melhor sobre o assunto com a leitura deste artigo!

O que é a administração de condomínio?

De forma simples, a administração ou gestão de condomínio é uma atividade geralmente desenvolvida pelo síndico, que tem como finalidade promover o bem-estar, a comodidade e a boa convivência entre os condôminos.

Entretanto, com a forte urbanização em quase todas as regiões do Brasil, essa atividade tem se tornado cada vez mais complexa, dadas as dimensões dos condomínios e a amplitude dos problemas apresentados diariamente.

Dentre esses problemas, pode-se citar questões fundamentais como aspectos fiscais, contábeis, falta de segurança e a qualidade dos serviços.

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Dicas para administração de um condomínio

A seguir, veja boas dicas relacionadas às principais dificuldades encontradas na administração de condomínio. Descubra como superá-las!

Conflitos entre os moradores

Tantas pessoas com perfis e personalidades diferentes reunidas em um mesmo lugar, em um momento ou outro, farão com que conflitos surjam. Quando isso acontece, o síndico precisa ter em mente que para uma boa gestão, ele terá que ser conciliador e imparcial.

De outra maneira, dificilmente conseguirá lidar com as situações que se apresentam que podem partir de um simples vazamento em um apartamento até questões de inadimplência.

Manter o foco em uma comunicação rápida e transparente com todos os condôminos é essencial para promover o bom relacionamento com todos os envolvidos.

Regras e procedimentos documentados

Dentro do âmbito da administração de condomínio, o síndico tem o papel de informar a todos quais são as regras que devem ser observadas e qual o procedimento em caso de um eventual problema.

É uma tarefa que exige cuidado e paciência, mas deve ser feita para que todos entendam como manter um bom relacionamento. Comumente, essas regras são definidas em assembleias com os moradores e registradas em ata e documento específico.

Caso aconteça de o condomínio não ter essas diretrizes devidamente registradas e documentadas, é preciso corrigir isso o mais rápido possível. Basicamente, a ideia é simples: se não há registro ou documento, ninguém é obrigado a respeitar.

Além disso, em caso de uma eventual penalidade, o morador pode alegar que não sabia de nada, logo, não poderá sofrer nenhuma consequência.

Prestação de contas

É o gestor do condomínio quem deve se preocupar em organizar e fazer a prestação de contas do prédio. O síndico precisa ter em mente que essa é uma atividade que deve ser feita de forma periódica e obrigatória.

Aqui, é fundamental que o administrador do condomínio tenha atenção a pontos como:

  • Buscar soluções para combater a inadimplência;
  • Criar e manter um fundo de reservas ou de emergências;
  • Realizar, no mínimo, 3 orçamentos antes de optar pela contratação de algum tipo de serviço;
  • Solicitar e guardar corretamente recibos, notas fiscais e outros documentos.

Assistência jurídica e contábil

O ideal é que toda gestão de condomínio sempre tenha ao seu alcance uma assistência jurídica e contábil eficiente, para que se possa evitar quaisquer tipos de problemas relacionados a esses setores.

Além disso, é preciso considerar que vários recolhimentos e impostos podem gerar complicações fiscais e trazer para o condomínio gastos que poderiam ser facilmente evitados se esse ponto fosse observado pelo síndico.

Atualmente, não é difícil encontrar escritórios especializados nesse modelo de administração. Vale muito a pena buscar o auxílio de algum deles!

Redução de custos

Para o administrador de condomínio, a gestão de custos está entre suas principais dificuldades, pois ela implica ter valores disponíveis para que todas as despesas mensais possam ser honradas — salários de funcionários, materiais, despesas mensais diversas, impostos e dentre outras.

É muita coisa e contar com aquela assistência contábil citada anteriormente é um fator fundamental para que seja possível promover uma otimização, organização e melhor direcionamento dos gastos.

Com isso, qualquer processo para diminuir os desperdícios, identificar problemas e até promover melhorias é muito mais fácil de ser implementado.

Aqui, cabe um ponto que nunca pode ser deixado de lado: a análise de fluxo de caixa. O síndico, na posição de gestor do condomínio, tem à sua disposição essa ferramenta que o permitirá precisar melhor os custos, avaliar onde existem gargalos e elencar os aspectos que devem ser eliminados ou reduzidos.

Segurança

A gestão do condomínio precisa sempre ser revista e, se necessário, ser reestruturada. É preciso considerar que furtos, assaltos e até mesmo sequestros estão se tornando cada vez mais recorrentes nesses locais e o síndico precisa saber exatamente como reagir a cada situação.

Uma das melhores formas de lidar com isso é criando um plano de segurança — ações preventivas, treinamentos de funcionários, palestras com os condôminos, implantação de guaritas, portões eletrônicos, projeto de CFTV e etc.

Considerar a contratação de uma empresa de segurança de condomínios também é uma alternativa excelente. É preciso avaliar que a contratação de uma equipe qualificada reduz drasticamente as possibilidades de que falhas possam passar despercebidas.

Aliás, nisso a Geral Sistemas pode ajudar:

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A administração de condomínios é um processo complexo e que demanda uma série de etapas, reavaliações e reestruturações. Entretanto, não cuidar e deixar de lado investimentos para a melhoria da eficiência desse setor pode resultar em perdas financeiras e de patrimônio, algo que nenhum síndico ou condômino quer!

Então, gostou de saber mais sobre gestão de condomínio e como tornar tudo mais eficiente? Aproveite e compartilhe esse conteúdo em seu perfil no Facebook ou no Twitter para ajudar mais pessoas!

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